Подотчетные средства на личную карточку сотрудника

Точку в споре банков и компаний о правомочности перечисления подотчетных сумм на личную зарплатную карту работника для хозяйственных нужд фирмы (иными словами «под отчет»), внесло письмо Минфина РФ № 03-11-11/42288 от 25.08.2014г. Если быть точным, то дословно в нем прописано следующее: «Министерство финансов РФ и Федеральное казначейство в целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому сотруднику направляемому в командировку, и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудниками документально подтвержденных расходов, считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц, выданных в рамках «зарплатных» проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов».

   Теперь все вроде бы ясно и понятно и все же, Вы должны представлять себе четкий алгоритм действий таких операций:

1. В локальном нормативном акте прописываем возможность выдачи безналичных подотчетных сумм.
2. Для банка прописываем в платежном поручении, что средства, перечисленные сотруднику на карту, являются подотчетными.
3. Получаем от работника письменное заявление, в котором он указывает реквизиты свой банковской карточки и необходимую сумму для хозяйственных нужд.
4. Ожидаем авансовый отчет с приложенными подтверждающими документами.

   В учете делаем следующие записи:

1) Дт 71 – Кт 51 на перечисленную сумму;
2) После поступления авансового отчета сумма перерасхода перечисляется на тот же счет сотрудника, а излишек:

    а) возвращается работником в кассу Дт 50 - Кт 71;
    б) либо обратно переводится на расчетный счет, с которого был списан Дт 51 - Кт 71

   Возможен также вариант удержания излишка из заработной платы подотчетного лица, но только при его письменном на то согласии Дт 70 – Кт 71.

   Заметим, что такой вид расчетов в современных условиях намного логичнее и экономически выгоден, так как не надо оформлять множество кассовых документов, а комиссия за перечисление денег меньше, чем за снятие наличных.